مساعد ضابط الخدمات الإدارية (صنعاء)

الوظيفة	تاريخ الانتهاء	نوع الوظيفة	حالة الوظيفة	الموقع
مساعد ضابط الخدمات الإدارية	26/10/2024	معتمدة على مشروع تنتهي في 31 ديسمبر 2024	دوام كامل	صنعاء

عن الوكالة:

وكالة تنمية المنشآت الصغيرة والأصغر (SMEPS) هي إحدى فروع الصندوق الاجتماعي للتنمية (SFD)، وقد تم إنشاؤها في عام 2006.
نطاق عمل وكالة (SMEPS) يشمل ثلاثة مكونات رئيسية: تطوير الأعمال، تحليل سلاسل القيمة، وريادة الأعمال. وتقدم الوكالة تسهيلات غير مالية وخدمات تنمية الأعمال الصغيرة من خلال مشاريع مبتكرة وإبداعية تساعد على نمو الأنشطة في هذا القطاع.
يقع المكتب الرئيسي لـ (SMEPS) في صنعاء، ولديها فرعين آخرين في (عدن - المكلا).

الهدف من الوظيفة:

ضمان توفير بيئة عمل ملائمة من خلال إدارة العمليات اللوجستية والإشراف على التجهيزات والخدمات اللازمة داخل الوكالة. بالإضافة إلى ذلك، يهدف إلى دعم الفرق العاملة من خلال متابعة حركة السيارات، إدارة الأصول الثابتة، وتقديم الخدمات الإدارية مثل التأمين الصحي وشراء القرطاسية، بما يضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة.

المؤهلات:

شهادة البكالوريوس في تخصص ذو علاقة
مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة
القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق
مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار
معرفة جيدة بإجراءات الشراء والتعاقدات
إتقان مهارات استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office
إلمام بالقوانين واللوائح المتعلقة بالعمل

المسؤوليات:

توفير بيئة عمل مناسبة:
- التأكد من تجهيزات مقر العمل من حيث:
  - خدمات الأمن والطاقة والنظافة
  - توفير احتياجات مكان العمل من تجهيزات وقرطاسية وأي أدوات مكتبية
  - متابعة احتياجات الخدمات مثل النظافة والكافتيريا/المطبخ وغيرها
- التأكد من سلامة إجراءات نقل وسفر موظفي الوكالة
ضمان سير العمل بسلاسة وأعمال لوجستية:
- تقديم طلبات الشراء الخاصة بالمصاريف التشغيلية للوكالة
- متابعة سجل حركة السيارات والسائقين والتأكد من تعبئتها أولاً بأول
- التأكد من أوراق حركة السيارة اليومية
- متابعة أي تدريب أو ورشة عمل داخل الوكالة
دعم ضباط المشاريع:
- مساعدة ضابط المشاريع/إدارة المشاريع في أي شيء من احتياجاتهم أو عمليات مشترياتهم في المشروع
- حجز وعمل عقود سيارات خارجية لضباط مشاريع الوكالة – عمل قاعدة بيانات للسائقين
إدارة الأصول:
- متابعة الأصول الثابتة ونقلها وحصرها وتحديثها بالاشتراك مع لجنة الجرد
مهام إدارية أخرى:
- المساعدة في الأمور التالية: التأمين الصحي، تأمين الحياة، التعويضات، إنشاء حسابات، إلخ. ومتابعتها
- شراء احتياجات الوكالة من القرطاسية وغيرها وعمل الصيانة اللازمة عند الحاجة
- متابعة تسديد فواتير الهاتف والكهرباء والمياه
- الإشراف على موظفي الخدمات والعمال المتواجدين في المبنى
- القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها تتعلق بالوظيفة

New administration officer assistant

Submitted