أساسيات استخدام النظام للمبتدأين

في هذا المقال سنشرح لكم عن كيف نستخدم الميزات القياسية للنظام التي تنطبق على جميع الشاشات والتقارير

الو اجهة بعد تسجيل الدخول:

بعد ادخال اسم المستخدم وكلمة المرور وتسجيل الدخول بنجاح، سيتم نقلكم الى الصفحة الرئيسية حيث تجدون في اعلى الصفحة الشريط التالي:

من اليسار الى اليمين تجدون مايلي:

• الايقونة الزرقاء على شكل حرف E عند الضغط عليها ستعرض عليكم جميع شاشة النظام القياسية
• الايقونة ذات اللون الرمادي على شكل حرف S وتجدون فيها اهم الروابط للشاشات داخل النظام والمخصصة للوكالة
• مربع البحث : والذي يستخدم للوصول والبحث عن اي شاشة او تقرير او صفحة في النظام
• علامة الجرس: حيث تظهر للمستخدم الحالى التنبيهات المرسلة من النظام
• في اقصى اليمن صورة المستخدم

التنقل بين واجهتي النظام الرئيسيتين:

للنظام واجهتين رئيسيتين هما:

• النظام الرئيسي ويعرف بالمكتب او Desk

 وهي الواجهة التي تظهر للمستخدم بعد تسجيل الدخول وفيها الشاشات والعمليات والتقارير والتي تظهر لموظفي الوكالة فقط.

• الموقع الالكتروني (Website ) وهي الواجهة الاخرى للنظام والتي توجد فيها صفحات ويب او مقالات بحيث ان هذه الصفحات تكون اما متاحة للجميع للاطلاع عليها من خارج الوكالة بدون تسجيل دخول أو بعضها محمي ولا تظهر الا للمستخدمين

اذا كنت في واجهة الموقع واردة العودة للمكتب فعليك الضغط على صورة المستخدم ثم اختيار Switch to Desk كما في الصورة التالي التي تعرض صفحة من الموقع:

اما اذا كنت في عرض المكتب وهي طريقة العرض الرئيسية فستظهر القائمة التالية عند الضغط عل صورة المستخدم:

انشاء المستندات والنماذج داخل النظام (Forms ):

يمكن تطبيق التالي لانشاء اي عملية جديدة او ما يسمى مستند جديد في النظام مثل:

• انشاء طلب اجازة جديد
• انشاء طلب صرف
• انشاء قيد مالي
• انشاء مهمة جديدة
• اي عملية انشاء اخرى

فعلى سبيل المثال قم بالضعط على ايقونة S ثم اختر تقديم اجازة كما في الصورةالتالية :

على حسب الرابط الذي تم النقر عليه سيتم نقلك للصفحة المطلوبة، في هذه الحالة الى قائمة الاجازات حيث ستجد الاجازات المقدمة سابقا (او وجدت) (وسيتم شرح كيف تستخدم هذه القائمة في الفقرة القادمة):

في عرض القائمة في اعلى اليمين تجدون الزر الاساسي الازرق في هذه الحالة ( Add Leave Application ) قم بالضغط عليه لاضافة مستند جديد وسيفتح نموذج تقديم الاجازة كما في الصورة التالية:

لاكمال العملية قم بادخال البيانات اللازمة حسب النموذج ثم الضغط على زر الحفظ (Save ) من اعلى يمين الشاشة.

ملاحظات:

• الحقول الاجبارية تظهر باطار احمر او علامة النجمة الحمراء
• تختلف انواع الحقول داخل النموذج على حسب نوع البيانات مثل (نص،تاريخ، قائمة منسدلة او غيره)
• امكانية تعبئة النماذج وانشاء مستدات جديدة يتم بناء على الصلاحيات الممنوحة للمستخدم
• بعض النماذج تحتوي عل جداول فرعية تسمح للمستخدم بادخال اكثر من سطر كما في هذا النموذج الماخوذ من بيانات الموظف - جدول الخبرات:

كيف تتم تعبئة الجدول في نماذج النظام:

• لاضافة سطر جديد، اضغط على زر اضافة سطر اسفل الجدول (Add row)
• قم بتعبئة الحقول في الجدول ثم اضغط على اضافة سطر جديد اذا رغبت في تعبئة مزيد من الصفوف
• عند تعبئة الجدول قد يكون هناك بعض الحقول الغير ظاهرة والتي لا يتسع الجدول لاظهارها فيمكنك الضغط على زر التعديل (Edit) كما في الصورة اعلاه وسيتم فتح الصف في نموذج مستقل تظهر في كل الحقول وكذلك تسهل فيه تعبئة الحقول مقارنة بتعبئتها داخل الجدول مباشرة،

 كما في الصورة التالية:

• نلاحظ ظهور حقول جديدة عند الضغط على زر تعديل الصف كما في الصورة
• وكذلك تظهر بعض الخيارات في اعلى النموذج يمكن الاستفادة منها مثل زر Duplicate والذي يمكنك من تكرار الصف حيث سيقوم هذا الزر بتكرار وعمل نسخة من السطر المحدد مع البيانات المدخلة مما يسرع عمليات الادخال للصفوف المشابهة
• كذلك يوجد زر اخر لاضافة سطر جديد تحت السطر المحدد او قبله. (تفيد هذه الميزة اذا رغبت في ادراج سطر جديد في وسط الصفوف الموجودة فعلا بدلا من اضافة السطر في اخر الجدول.)
• عند تعبئة نموذج الصف قم بالضغط في مكان اخر خارج النموذج حتى يختفي وتعود الى الجدول والنموذج الرئيسي
• اذا اردت ان تحذف سطر او عدة سطور قوم بتحديد المربع الصغير على يسار الصفوف وسيظهر زر الحذف كما في الصورة التالية:

بعد الانتهاء من تعبئة الجدول وبقية الحقول في النموذج لا تنسى الضغط على زر الحفظ

كيفية التعامل مع عرض القائمة ( الفلترة والترتيب):

عودة للقائمة السابقة والتي تعرض مدخلات الاجازات المقدمة على سبيل المثال نلاحظ التالي:

بحسب الترقيم الموجود على الصورة السابقة:

1. يعرض المسار للشاشة التي انت فيها حاليا
2. هذا يسمى الفلتر القياسي والذي يمكنك من فلترة القائمة بحسب بعض الحقول الظاهرة اعلى القائمة. (فمثلا في هذا المثال يمكن عرض الاجازات السنوية فقط من حقل نوع الاجازة Leave Type )
3. هذا الجدول يعرض الادخالات (المستندات) في المثال الحالي الاجازات المقدمة والتي تنطبق على الفلترات
4. هذا الزر يبين لك انك حاليا في حالة عرض القائمة ويمكن الضفط عليه والانتقال الى التقارير الخاصة بهذه الشاشة او طريقة عرض اخرى مثل ( عرض الكانبان، عرض التقويم اذا كانت متوفرة)

5 . خيار الفلترة المتقدم (توضيح اكثر في الاسفل)

6 . خيار ترتيب القائمة ، حيث يظهر في الصورة ان القائمة مرتبة تنازليا بحسب تاريخ التعديل.

 يمكنك الضغط على السهم الصغير لترتيب القائمة تصاعديا او اختيار حقل اخر للترتيب عن طريق الضغط على اسم الحقل (حقل الترتيب الحالي ) كما هو ظاهر في الصورة في الرقم 6 (Last Modified On)

7 . في اسفل القائمة تجدون عدد الاسطر المعروضة بالقائمة وكذلك زر " تحميل المزيد" ( في حال كان عدد الاسطر كثيرا فيمكن استخدام هذا الخيارين لعرض المزيد )

كيفية استخدام الفلترة المتقدمة:

تعلمك لطريقة الفلترة يمكنك من الوصول الى البيانات بشكل اسرع

زر الفلترة المتقدمة ظاهر في الصورة السابقة في الرقم 5 وفي مايلي شرح عن طريقة الاستفاده منهز

يمكنك فلترة القائمة بحسب اي حقل او اكثر من حقل في الشاشة مع خيارات اكثر للفلترة

تجدون في هذ الصورة السابقة بحسب الرقم الظهار مالي:

1. حقل الفلترة
2. معامل الفلترة وفيه نختار الخيار المناسب على حسب نوع الحقل مثلا اذا كان الحقل من نوع رقم فيمكن اختيار ( اكبر من، اصغر من، يساوي ،مثل وغيره)
3. القيمة التي سيتم تطبيقها مع المعامل (كما في الامثلة التالية)
4. اضافة فلتر جديد (في حال اردنا ذلك) حيث سيتم تطبيق جميع الفلاتر في نفس الوقت
5. الزر المرقم برقم 5 في الصورة (Clear Filters) يستخدم لحذف جميع الفلاتر الحالية وعرض كل النتائج بدون فلترة (لحذف الفلاتر الحالية بطريقة اسرع يمكن الضغط على أيقونة حذف الفلاتر الموجود بجانب زر الفلترة المتقدمة)
6. تطبيق الفلترة. بعد ادخال الفلاتر يتم الضغط على هذا الزر لتنفيذ الفلترة.

على سبيل المثال:

في الصورة جاري عمل فلترة لقائمة الاجازات بحسب حقلين الاول حقل From Date وهو حقل من نوع تاريخ (تاريخ بدء الاجازة وهو حقل موجود في نموذج تقديم الاجازات وبالتاكيد تختلف الحقول الظاهرة على حسب الشاشة)

في حقل المعامل تم اختيار (Between) والذي يعني "بين" وهذا المعامل يستخدم للبحث بين تاريخين

وفي حقل القيمة تم اختيار التاريخ 01-06-2023 الى 30-06-2023

وهذا يعني قم بعرض الاجازات التي تاريخ بدء الاجازة يكون بين هذين التاريخين

مثال اخر:

عند تقديم الاجازة يوجد حقل اسمه Reason والذي يتم فيه ادخال سبب اخذ الاجازة مثلا (" اجازة لمدة يوم من اجل اصلاح السيارة")

ولنفترض انك قد قمت بتقديم هذه الاجازة سابقا وانت تعرف انها في شهر 6 وترغب في فلترة الاجازات والبحث عن هذه الاجازة

فانت ستحتاج في هذه الحالة لفترة القائمة بحسب حقلين:

الاول بحسب تاريخ بدء الاجازة كما في الصورة والمثال السابق

ثم ستقوم باضافة فلتر اخر بالضغط على زر اضافة فلتر (رقم 4) واختيار حقل Reason

في مربع المعامل قم باختيار Like والتي تعني "يشبه" او "يحتوي على" ويستخدم في فلترة النصوص

في المربع الاخير (القيمة ) قم بكتابة "سيارة" ثم اضغط على زر تطبيق الفلتر

وفي هذه الحالة سيظهر في القائمة الاجازات المقدمة في شهر 6 و التي تحتوي على كلمة سيارة في حقل السبب.

ملاحظة:

عند استعراض القوائم، احرص دائما على الانتباه الى الفلاتر المطبقة حاليا سواء في الفلتر القياسي او الفلتر المتقدم.

وتذكر دائما اذا اردت استعراض كل القائمة قم بالضغط على زر Clear Filters لازالة اي فلاتر مطبقة حاليا