كيفية تخصيص مبالغ الموازنة و حجزها

1- ما المقصود بعملية تخصيص مبالغ الموازنة و حجزها (Smeps Amount Allocation Request)؟

• هي عبارة عن عملية حجز وتخطيط المصاريف لمبالغ موازنة البنود  و تتم على مستوى كل بند على حدة ومرتبطة بخطة المشروع النتفيذية او مايسمى داخل النظام بالمهام Tasks.  حيث يتم تخصيص المبالغ على مستوى كل مهمة.

2- متى يتم عمل تخصيص مبالغ الموازنة؟

• يتم اولا ادخال الاكشن بلان و شجرة بنود الموازنات اذا كان المشروع جديدا.  اضغط هنا للمزيد من التفاصيل عن كيفية انشاء المهام (الاكشن بلان)
• بناء على المهام يتم تخصيص المبالغ (جميع المبالغ)
• يمكن عمل التخصيصات في اي وقت، لكن مسؤول المشروع المخطط جيدا يقوم بالتخطيط والتخصيص من اول عمر المشروع بنسبة كبيرة او على الاقل قبل بداية الربع او قبل بدء الشهر.( بمعنى اخر يعمل Forecasting او تحديد المبالغ التي سيتم صرفها في الشهر القادم)
• يتم حجز المبلغ فور اعتماد التخصيص ويبقى هذا المبلغ محجوزا الى ان يتم صرفه او يتم تصفيره او الغاءه. ويمكنكم الاطلاع على التقرير المشار اليه اسفل هذا المقال لمعرفة التخصيصات الموجودة في اي وقت. وكذا معرفة المتبقى من كل بند.

3- كيفية عمل تخصيص مبالغ الموازنة؟

• بامكانكم عمل تخصيص لمبالغ الموازنة بالذهاب الى شاشة المهام الخاصة بالمشروع من هذا الرابط  و من ثم فتح المهمة المناسبة والضغط على Add Resources Row في تبويب الــ Resources كما في الصورة التالية:

و بعد الضغط على Add Resources Row ستظهر لك الشاشة التالية:

ثم قم بالضغط على Add Row لادخال تفاصيل التخصيص و ستظهر لك الشاشة التالية:

ثم قم بادخال البيانات:

- Budgetline بند الموازنة المراد تخصيص مبلغ منها للمهمة المختارة مثل BL-22-139 - Procurement Consultants - Fish .

- Item Description وصف لما سيتم القيام به مثل شراء قوراب للصيادين او استئجار مخازن و غيرها

- Expense Category هنا قم باختيار احد فئات الصرف كما في القائمة التالية:

- Year قم باختيار سنة الصرف. اذا كان المشروع ممتد لاكثرمن سنة بامكانك تخطيط كل سنة على حدة

- Unit هنا قم بكتابة الوحدة مثلا اذا منت ستدرب مستفيدين ستكتب الوحدة مستفيدين و اذا كان استشاريين ستكتب الوحدة استشاريين و هكذا.

- Qty هنا ستقوم بكتابة الكمية اذا كنت ستدرب مستفيدين هنا قم بتحديد عدد المستفيدين الذي تخطط لتدريبهم.

- Unit Cost هنا قم بادخال كم التكلفة التقدرية لتدريب كل مستفيد على حدة.

- Month Count هنا قم بتحديد عدد الاشهر مثلا اذا كنت ستدرب المستفيدين على مراحل و اشهر مختلفة حدد هنا عدد الاشهر بحيث ان التكلفة التقديرية في النقطة 7 ستكون تكلفة كل مستفيد لكل شهر.

- Total USD و Total هنا يتم احتساب اجمالي التكلفة التقدرية بشكل اّلي حسب المعادلة ( Month Count * Qty * Unit Cost)

- Monthly Distribution هنا قد بتوزيع اجمالي التكلفة التقدرية على الاشهر التي تريد صرفها فيه. مثلا اذا كانت التكلفة التقدرية 1000$ ممكن ان تحدد 600$ في شهر Jun و 400$ في شهر Aug كما في الصورة التالية:

4- ما الفائدة من عملية تخصيص المبالغ ؟

• تحديد و حجز الموارد المالية للمهمة المراد تنفيذها.
• عمل تخطيط و توقع لصرف موازنة البنود.
• الحصول على توقع الصرف بشكل شهري او ربعي للمشروع.

5- تقارير عمليات تخصيص مبالغ الموازنة؟

• هناك تقارير خاصة بعملية التخصيص , تقوم بعرض البنود او المهام و اجمالي المبالغ المخصصة اجماليات و بشكل شهري بعد القيام بادخال المشروع في الفلترة كما في

الصورة التالية:

• اضغط هنا للاطلاع على التقرير. يمكنك عرض التقرير باكثر من صيغة كالتالي:

  - Details يعرض جميع التخصيصات بشكل مفصل كما في الصورة التالية:

 - Summary يقوم بعرض جميع البنود الخاصة بالمشروع و اجمالي الموانة و المبالغ التي تم تخصصيها و بشكل شهري كما في الصورة التالية:

 - By Task يعرض جميع المهام مع اجمالي المبالغ التي تم تخصيصها لكل مهمة و بشكل شهري كما في الصورة التالية

- By Expense Category هنا يتم عرض جميع التخصيصات بحسب فئات الصرف كما في الصورة التالية:

6- ارتباطات شاشة عمليات تخصيص مبالغ الموازنة؟

• قبل البداء بعملية تخصيص و حجز المبالغ, لابد من ادخال المهام (الاكشن بلان) اولا.